Doch nicht jedes CRM-System ist für jedes Unternehmen geeignet. Es sollte die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abdecken und sich flexibel an Ihre Prozesse anpassen lassen, statt diese unnötig zu verkomplizieren. Die Wahl eines passenden Systems muss sorgfältig erfolgen und hängt von mehreren Faktoren ab. Welche Fragen sollten sich Unternehmen also stellen, bevor sie ein CRM-System in ihr Marketing integrieren?
Hier sind die zehn wichtigsten Schlüsselfragen, die Sie für die passende Wahl und erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems berücksichtigen sollten:
1. Welche Lösung wurde bisher verwendet?
Bevor Sie ein neues CRM-System einführen, ist es wichtig, die bisherige Lösung genau zu analysieren. Welche Funktionen hat sie erfüllt, und wo sind ihre Schwächen? Fehlen beispielsweise Integrationsmöglichkeiten für Echtzeit-Marketing oder eine nahtlose Schnittstelle zum Vertrieb? Ein neues CRM-System sollte immer einen klar erkennbaren Mehrwert bieten, der Ihre bisherigen Herausforderungen löst und neue Potenziale eröffnet.
2. Was wollen Sie mit einem neuen CRM-System erreichen?
Definieren Sie klare Ziele für die Einführung des CRM-Systems. Möchten Sie die Lead-Generierung verbessern, Customer Journeys optimieren oder die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb stärken? Ohne eine klare Zielsetzung besteht die Gefahr, dass das System nicht optimal genutzt wird oder falsche Erwartungen gesteckt werden.
3. Welche konkreten Anforderungen haben Sie an das System?
Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die das neue CRM-System bieten muss. Dazu gehören beispielsweise Lead Scoring, automatisiertes Kampagnenmanagement oder eine Integration mit Social Media-Plattformen. Ein CRM-System sollte nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllen, sondern auch zukunftssicher sein.
4. Bedarf es individueller Konfigurationen im CRM oder zusätzlicher Tools, um unsere Zwecke zu erfüllen?
Standardlösungen können oft nicht alle spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen. Prüfen Sie, ob das CRM-System individuell konfiguriert oder angepasst werden kann, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Manchmal deckt ein CRM-System auch nicht alle Funktionen ab, die für Ihr Marketing notwendig sind. Klären Sie frühzeitig, ob zusätzliche Tools erforderlich sind, und ob diese nahtlos in das CRM integriert werden können.
5. Wie gut kann das CRM in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden?
Ein CRM-System sollte nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können. Systeme wie ERP-Software, Website und Social Media Accounts müssen problemlos mit dem neuen CRM verbunden werden können. Eine mangelnde Integration führt zu Dateninseln und ineffizienten Prozessen.
6. Wie übertragen Sie Ihre aktuelle Datenbasis lückenlos in das neue CRM-System?
Die Datenmigration ist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines neuen CRM-Systems. Stellen Sie sicher, dass alle bestehenden Daten vollständig, korrekt und strukturiert in das neue System übertragen werden. Eine unzureichende Migration kann zu Datenverlust und ineffizienten Arbeitsprozessen führen.
Zusätzlich sollten Sie einen Fahrplan zur kontinuierlichen Datenpflege aufstellen, um langfristig sicherzustellen, dass die Daten in Ihrem CRM-System stets aktuell, vollständig und qualitativ hochwertig sind.
7. Welche Abteilungen sollen das CRM nutzen, und wie ist das Zusammenspiel von Marketing und Vertrieb?
Ein CRM-System ist ein bereichsübergreifendes Tool. Klären Sie, welche Abteilungen darauf zugreifen sollen und wie die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb gestaltet wird. Besonders die Übergabe von Leads an den Vertrieb sollte klar geregelt sein und genau hierbei kann ein CRM-System beispielsweise durch Lead Scoring und automatisierte Benachrichtigungen helfen.
Ein Lead Scoring-System priorisiert vielversprechende Marketing Qualified Leads (MQLs) und hilft dem Vertrieb, sich auf qualitativ hochwertige Kontakte (SQLs) zu konzentrieren. Dieses Feature sollte bei der Implementierung eines CRM-Systems berücksichtigt werden, um den ROI Ihrer Marketingmaßnahmen zu maximieren.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Marketing und Vertrieb von einem CRM-System profitieren.
8. Welches Budget steht zur Verfügung, und sind alle Kostenpunkte berücksichtigt?
Prüfen Sie das verfügbare Budget und berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Aufwände für Implementierung, Schulung und Support. Ein umfassender Kostenplan verhindert unerwartete Überraschungen während und nach der Einführung.
9. Welche KPIs kann das CRM-System im Hinblick auf Marketingaktivitäten tracken und auswerten?
Ein gutes CRM-System sollte in der Lage sein, umfassende Daten über Ihre Marketingaktivitäten zu sammeln und auszuwerten. Prüfen Sie, ob es Kennzahlen wie Öffnungsraten von E-Mails, Klickraten, Conversion Rates, Customer Lifetime Value oder den ROI von Kampagnen tracken kann. Diese KPIs sind entscheidend, um die Performance Ihrer Marketingmaßnahmen zu analysieren und kontinuierlich zu optimieren.
10. Kann das CRM mit dem Unternehmen mitwachsen?
Ein CRM-System sollte flexibel und skalierbar sein, um zukünftige Anforderungen und ein mögliches Unternehmenswachstum zu unterstützen. Prüfen Sie, ob das System problemlos erweitert oder mit neuen Technologien kombiniert werden kann.