Projektmanagement-Grundlagen

Definition Projektmanagement

Die Antwort auf die Frage „Was ist Projektmanagement?“ lautet per Definition: Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen (Project Management Institut 2013).

Was ist ein Projekt?

Der Begriff Projekt wird oft falsch interpretiert. Klar abzugrenzen ist er von sogenannten Regeltätigkeiten. Regeltätigkeiten haben keinen Einmaligkeits-Charakter, sondern sind Prozesse ohne klar definierten Endtermin wie die Abwicklung von Bankgeschäften oder die Bearbeitung von Kundenanfragen. Projekte hingegen sind zeitlich begrenzt. Projekte sind auch von Linientätigkeiten wie die Erstellung eines neuen Ablagesystems zu unterscheiden.

Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, das durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie etwa spezifische Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Rahmenbedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation. Projekte können dabei als eigenständige Organisationseinheiten innerhalb einer Linienorganisation fungieren.

Projektarten

Es gibt viele verschiedene Arten von Projekten, die je nach Zielsetzung, Inhalt, Branche und Komplexität klassifiziert werden können. Hier sind einige der gängigen Projektarten (ProjectManager 2024):

• Entwicklungsprojekte: Diese Projekte zielen darauf ab, die wirtschaftliche oder soziale Entwicklung in unterentwickelten oder sich entwickelnden Regionen zu fördern. Beispiele sind Infrastrukturprojekte in Entwicklungsländern, Programme zur Verbesserung der Bildung oder Gesundheitsversorgung und Initiativen zur Armutsbekämpfung.
• Organisationsprojekte: Diese Projekte konzentrieren sich auf die Schaffung oder Verbesserung von Organisationsstrukturen und -prozessen. Typische Beispiele sind Reorganisationsprojekte, Change Management-Initiativen, Einführung neuer IT-Systeme oder die Umstrukturierung von Abteilungen innerhalb eines Unternehmens.
• Investitionsprojekte: Hierbei handelt es sich um Projekte, die in die Errichtung, Erweiterung oder Erneuerung von Sachanlagen investieren. Dazu gehören der Bau von Gebäuden, Straßen, Brücken, Produktionsanlagen oder auch die Anschaffung neuer Maschinen und Anlagen.
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E-Projekte): Diese Projekte konzentrieren sich auf die Erforschung und Entwicklung neuer Produkte, Technologien oder wissenschaftlicher Erkenntnisse. Beispiele umfassen die Entwicklung neuer Medikamente, Technologien wie den MP3-Player oder die Erforschung von Umwelt- und Klimaveränderungen.
• Marketingprojekte: Diese Projekte umfassen Aktivitäten zur Förderung von Produkten oder Dienstleistungen und brauchen starkes Projektmarketing. Beispiele sind Werbekampagnen, Markteinführungen neuer Produkte oder Rebranding-Maßnahmen.
• Bauprojekte: Spezifische Projekte, die sich mit dem Bau von Gebäuden oder Infrastruktur befassen. Dazu gehören Hochbauprojekte (Wohn- und Bürogebäude) und Tiefbauprojekte (Straßen, Brücken, Tunnel).
• IT-Projekte: Diese Projekte sind speziell auf die Entwicklung, Implementierung oder Verbesserung von Informationstechnologie-Lösungen fokussiert. Sie können die Entwicklung neuer Software, die Einführung eines ERP-Systems oder die Migration zu einer neuen IT-Infrastruktur umfassen.

Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus nach DIN 69905, auch bekannt als "Projektlebensweg", beschreibt die systematische Abfolge von Phasen, die ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss durchläuft. Diese Norm bietet eine strukturierte Grundlage für die Organisation und das Management von Projekten und ist besonders in Deutschland weit verbreitet. Der Projektlebenszyklus nach DIN 69905 besteht aus mehreren Phasen, die oft wie folgt definiert sind (Deutsches Institut für Normung e.V. 2009):

1. Projektdefinition (Initiierungsphase): Diese Phase umfasst die Identifizierung eines Projektbedarfs und die formelle Initiierung des Projekts. Hier wird ein Projektauftrag erstellt, der die Projektziele, den Umfang, die Anforderungen und die Ressourcen definiert. Ziel ist es, eine klare Projektgrundlage zu schaffen und die Machbarkeit des Projekts zu bestätigen.
2. Projektplanung: In dieser Phase werden die Details des Projekts geplant. Dazu gehören die Entwicklung eines detaillierten Projektplans, die Definition von Arbeitspaketen, die Zuweisung von Ressourcen, die Erstellung eines Zeitplans und die Identifikation von Risiken. Die Projektplanung stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen und ein gemeinsames Verständnis für den Projektverlauf haben.
3. Projektdurchführung: Während der Durchführungsphase werden die geplanten Aufgaben und Aktivitäten umgesetzt. Das Projektteam arbeitet daran, die festgelegten Ziele zu erreichen, indem es die notwendigen Tätigkeiten durchführt und die Ressourcen effizient verwaltet. Diese Phase erfordert eine kontinuierliche Koordination und Kommunikation innerhalb des Teams sowie eine ständige Überwachung des Projektfortschritts.
4. Projektüberwachung und -steuerung: Diese Phase läuft parallel zur Durchführung und beinhaltet die Überwachung des Projektfortschritts sowie die Steuerung, um sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Zeitplans, Budgets und der Qualitätsstandards bleibt. Anpassungen und Korrekturen werden vorgenommen, wenn Abweichungen festgestellt werden.
5. Projektabschluss: Die Abschlussphase markiert das Ende des Projekts. Sie beinhaltet die formelle Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, die Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen, die Dokumentation der gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned) und die formelle Freigabe der Ressourcen. In dieser Phase wird auch eine abschließende Bewertung des Projekts durchgeführt, um die Ergebnisse zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte zu identifizieren.

Der DIN 69905-Standard bietet eine umfassende Struktur für den gesamten Projektlebenszyklus und betont die Bedeutung jeder Phase für das Erreichen des Projekterfolgs. Es stellt sicher, dass Projekte systematisch und methodisch angegangen werden, um die gewünschten Ergebnisse effizient und effektiv zu liefern.

Projektorganisation

Die verschiedenen Mitglieder einer Projektorganisation nehmen unterschiedliche Rollen ein:

• Auftraggebende: Diese initiieren das Projekt und sind für die Definition des Projektziels, des Budgets und der zeitlichen Vorgaben verantwortlich Biermann et al. 2018).
• Entscheidungsgremium: Dieses Gremium steuert das Projektcontrolling und die Strategie und besteht oft aus den Auftraggebenden.
• Projektleitende: Die Projektleitung trägt die Verantwortung für die erfolgreiche Abwicklung des Projekts. Sie koordiniert alle relevanten Personen, Gruppen und Gremien innerhalb und außerhalb der Projektorganisation und ist für die Gestaltung und Umsetzung der Prozesse und Methoden zuständig. Die Leitung wird durch den Projektrahmen und die Unternehmensbedingungen eingeschränkt (Bohinc 2012). Projektleitende müssen eine Reihe von Kompetenzen mitbringen, darunter fachliche Kompetenz, Methodenkompetenz, Führungskompetenz und unternehmerische Erfahrung, um das Projekt „on budget“ und „on time“ erfolgreich abzuschließen (Hölzle 2009).
• Projektteam: Ein Projektteam besteht aus mehreren Mitarbeitenden, die organisatorisch und fachlich der Projektleitung unterstellt sind. Die Teammitglieder sind für die Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Arbeitspakete verantwortlich, die im Rahmen der festgelegten Budget- und Zeitvorgaben erledigt werden müssen (Keßler & Winkelhofer 2004). Die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams kann je nach Projektorganisation, verwendeter Projektmanagement-Methode und zugrunde liegender Firmenphilosophie variieren, von strenger hierarchischer Zuteilung bis hin zur Selbstorganisation wie bei Scrum (Gloger 2016).

Projektmanagement als unverzichtbare Disziplin

Was ist Projektmanagement und warum ist es so wichtig? Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg moderner Organisationen, da es hilft, komplexe Projekte strukturiert zu planen und durchzuführen. Durch die Anwendung bewährter Methoden und Techniken des Projektmanagements können Unternehmen ihre Ziele effizienter und effektiver erreichen. In einer zunehmend komplexen und dynamischen Geschäftswelt bleibt Projektmanagement ein unverzichtbares Werkzeug, um Innovationen zu fördern, Prozesse zu verbessern und langfristige Erfolge zu sichern.