Prozessautomatisierung Software

Prozessautomatisierung Software: Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen

KI-generiertes Bidl von ineinandergreifenden Zahnrädern | Prozessautomatisierung Software

Prozessautomatisierung ist der Schlüssel, um manuelle Routinearbeiten in Ihrem Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig Effizienz und Produktivität zu maximieren. Doch wie genau funktioniert sie, und welche Technologien machen das möglich? In unserem Blogartikel beantworten wir alle wichtigen Fragen für Sie.

Jan Brenneke

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien und Software, um wiederholbare und standardisierte Arbeitsabläufe zu optimieren und zu automatisieren. Ziel ist es, manuelle, fehleranfällige Schritte durch automatisierte Prozesse zu ersetzen, wodurch Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen sparen.

Ob im Bereich der Datenverarbeitung, Kommunikation oder Fertigung: Prozessautomatisierung sorgt für eine effizientere und konsistentere Durchführung von Aufgaben, indem menschliche Eingriffe minimiert werden. So können sich Mitarbeitende auf strategische und kreative Aufgaben konzentrieren, während Routinetätigkeiten von automatisierten Systemen übernommen werden.

Welche Arten der Automatisierung von Prozessen gibt es?

Die Kombination aus robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) und künstlicher Intelligenz (KI) bietet weitreichende Möglichkeiten in der Datenverarbeitung und Entscheidungsunterstützung. RPA kann große Datenmengen effizient verarbeiten, indem es Aufgaben wie das Extrahieren, Validieren und Strukturieren von Informationen automatisiert.

KI erweitert diese Prozesse, indem sie Daten analysiert, Muster erkennt und fundierte Handlungsempfehlungen liefert. Diese Technologien entlasten Unternehmen von manuellen und zeitintensiven Prozessen und schaffen die Grundlage für schnellere und datengestützte Entscheidungen.

Abb. 1: Vergleich unterschiedlicher Automatisierungsgrade (eigene Darstellung)

Vollautomatisierung vs. Teilautomatisierung

Vollautomatisierung und Teilautomatisierung stellen zwei Ansätze der Prozessautomatisierung dar, die sich in ihrem Automatisierungsgrad unterscheiden.

Bei der Vollautomatisierung werden Arbeitsprozesse komplett ohne menschliche Eingriffe durchgeführt, was vor allem in standardisierten und vorhersehbaren Umgebungen wie der industriellen Fertigung Anwendung findet.

Die Teilautomatisierung hingegen kombiniert automatisierte Prozesse mit menschlichem Eingreifen, um Flexibilität und Kontrolle zu gewährleisten.

Abb. 2: Unterschiede zwischen RPA und KI (eigene Darstellung)

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die Software-Roboter einsetzt, um regelbasierte und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Diese virtuellen Assistenten simulieren menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen, wie z. B. das Ausfüllen von Formularen, das Extrahieren von Daten oder das Durchführen einfacher Berechnungen.

RPA eignet sich besonders für standardisierte Prozesse, die klare Regeln und geringe Variabilität aufweisen, und hilft Unternehmen, Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

Abb. 3: Beispiele für Einsatzgebiete von Machine Learning (eigene Darstellung)

Machine Learning

Machine Learning ist eine Teilmenge der künstlichen Intelligenz (KI), die Maschinen befähigt, aus Daten zu lernen und sich basierend auf Erfahrungen zu verbessern. Anstatt fest programmierte Regeln zu befolgen, analysieren Machine-Learning-Algorithmen Muster in Daten und treffen darauf basierende Entscheidungen oder Vorhersagen.

Die Technologie wird oft in komplexen Prozessen eingesetzt, die große Datenmengen oder dynamische Entscheidungen erfordern, wie z. B. bei der Betrugserkennung oder der Optimierung von Lieferketten.

Abb. 4: Beispiel für die Modellierung und Analysen von Geschäftsprozessen in iGrafx

Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren, ineffiziente Schritte zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Im Gegensatz zu spezifischen Automatisierungstechnologien wie RPA oder Machine Learning konzentriert sich BPM auf das umfassende Management und die Harmonisierung aller Prozesse, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu steigern.

Abb. 5: Vorteile der Prozessautomatisierung im Überblick (eigene Darstellung)

Warum ist Prozessautomatisierung so wichtig?

Die Prozessautomation bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem sie Effizienz und Produktivität steigert. Automatisierte Abläufe reduzieren Fehlerquoten, beschleunigen Prozesse und senken langfristig die Kosten.

Zusätzlich ermöglicht die Prozessautomation, Ressourcen gezielter einzusetzen, wodurch Mitarbeitende entlastet und auf strategisch wertvolle Aufgaben fokussiert werden können. Diese Vorteile tragen dazu bei, Wettbewerbsvorteile zu sichern und die Agilität des Unternehmens in dynamischen Marktumfeldern zu erhöhen.

Erfahren Sie, wie die Tiba Technologieberatung Ihnen helfen kann,
die richtige Prozessautomatisierungssoftware zu finden.

Abb. 6: Anwendungsbereiche für Prozessautomatisierung (eigene Darstellung)

Wo wird digitale Prozessautomatisierung angewendet?

Prozessautomatisierung findet in zahlreichen Bereichen Anwendung und bietet vielfältige Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Im Folgenden werden drei konkrete Beispiele für Prozessautomatisierung vorgestellt, die zeigen, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren können.

Automatisiertes Onboarding im HR-Bereich

Ein typisches Beispiel für Prozessautomatisierung im HR-Bereich ist das Onboarding neuer Mitarbeitender. Durch Geschäftsprozessautomatisierung können Arbeitsabläufe wie das Ausfüllen von Formularen, das Einrichten von IT-Zugängen und die Bereitstellung von Schulungsmaterialien effizient abgewickelt werden. Mithilfe von Workflow-Management-Tools wird der gesamte Prozess standardisiert, was Zeit spart und die Einarbeitung erleichtert.

Automatisierte Bestellabwicklung in der Logistik

In der Logistik ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine reibungslose Bestellabwicklung. Von der Bestellung bis zur Lieferung werden IT-Prozesse wie Lagerverwaltung, Versandbenachrichtigungen und Rechnungsstellung automatisiert. Besonders in der Fertigungsindustrie steigert dies die Effizienz, reduziert Fehler und optimiert die Geschäftsprozesse.

Dokumentenverwaltung in der öffentlichen Verwaltung

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung verbessert die Prozessautomatisierung die Verwaltung und Bearbeitung großer Datenmengen. Beispielhaft ist die Digitalisierung und Automatisierung von Genehmigungsprozessen, wodurch Arbeitsabläufe beschleunigt und Bearbeitungszeiten minimiert werden. Diese Lösungen sind insbesondere für das Workflow-Management in datenintensiven Umgebungen unverzichtbar.

Abb. 7: Auswahlkriterien für Prozessautomatisierungssoftware im Überblick (eigene Darstellung)

Was macht eine gute Prozessautomatisierungssoftware aus?

Die Auswahl der richtigen Prozessautomatisierungssoftware ist entscheidend für den Erfolg von Automatisierungsprojekten. Ein zentrales Kriterium ist die Verfügbarkeit von Low Code- oder Low Code/No Code-Funktionen, die es auch Nutzenden ohne tiefgehende Programmierkenntnisse ermöglichen, Automatisierungsprozesse eigenständig zu erstellen.

Wichtig ist zudem eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Prozesse schnell und intuitiv modelliert werden können. Zusätzlich sollte die Software eine breite Palette an Funktionen bieten, darunter die Integration mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und flexible Anpassungsmöglichkeiten.

Eine gute Prozessautomatisierungssoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie Unternehmen dabei unterstützt, komplexe Workflows zu vereinfachen und effizient zu gestalten, ohne auf externe Entwicklerressourcen angewiesen zu sein.

Welche Tools und Software für Prozessautomatisierung gibt es?

Im Folgenden werden die führenden Softwarelösungen vorgestellt, die Unternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen und effiziente Workflow-Management-Lösungen bieten.

Grafische Darstellung der Übersicht der führenden Tools zur Prozessautomatisierung

Abb. 8: Übersicht der führenden Tools zur Prozessautomatisierung (eigene Darstellung)

TIM Solutions

UiPath

Automation Anywhere

Zapier

Microsoft Power Automate

Appian

Wie führen Sie eine Software zur Prozessautomatisierung erfolgreich ein?

Grafische Darstellung der Schritte um Prozessautomatisierung Software erfolgreich zu implementieren

Abb. 9: Schritte um Prozessautomatisierung Software erfolgreich zu implementieren (eigene Darstellung)

Die erfolgreiche Einführung einer Software zur Prozessautomatisierung erfordert sorgfältige Planung und Einbindung aller Beteiligten. Beginnen Sie mit einer Analyse der bestehenden Workflows, um Aufgaben zu identifizieren, die sich durch Workflow-Automatisierung optimieren lassen.

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, um Akzeptanz zu schaffen und ihr Wissen über tägliche Aufgaben in die Gestaltung einzubringen. Wählen Sie Produkte, die flexibel genug sind, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Prozesse und Kunden zu erfüllen.

Eine klare Kommunikation und Schulungen helfen dabei, dass das Team die neuen Abläufe versteht und optimal umsetzt. So können Sie effizientere Prozesse schaffen, die sowohl die Produktivität steigern als auch den Kundenservice verbessern.

Tiba Technologieberatung Team

Wie unterstützt die Tiba Technologieberatung bei der Prozessautomatisierung?

Die Tiba Technologieberatung unterstützt Unternehmen bei der Prozessautomatisierung durch einen ganzheitlichen Ansatz, der die Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme passender Tools für das Projekt- und Prozessmanagement umfasst. Dabei werden individuelle Bedürfnisse berücksichtigt, um maßgeschneiderte und praxistaugliche Lösungen zu entwickeln.

Ein besonderer Fokus liegt auf der effektiven Prozessoptimierung, vom Design bis zum Mining, um intelligente Prozesse zu schaffen, die zum Unternehmenserfolg beitragen.

Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kunden stellt die Tiba Technologieberatung sicher, dass die eingeführten Tools und Prozesse optimal auf die spezifischen Anforderungen und die Unternehmenskultur abgestimmt sind.

Fazit: Mit Prozessautomatisierung zu mehr Effizienz

Prozessautomatisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter höhere Effizienz, reduzierte Fehlerquoten und eine bessere Nutzung von Ressourcen. Die Möglichkeiten reichen von der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bis hin zur intelligenten Optimierung komplexer Workflows, wodurch Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger werden.

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist Prozessautomatisierung ein entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, da sie hilft, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen und Kundenbedürfnisse optimal zu erfüllen.

Die Tiba Technologieberatung unterstützt Sie gerne dabei, Ihre Prozesse zu automatisieren und auf ein neues Effizienzniveau zu heben. Kontaktieren Sie uns, um Ihre individuellen Anforderungen und Ziele gemeinsam zu besprechen.

FAQs

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

Was ist eine Prozessautomatisierung Software?

Wie kann man Prozesse automatisieren?

Was ist ein Beispiel für einen automatisierten Prozess?

Was sind RPA-Tools?

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