Projektkommunikation

Unsere Gedanken und Einstellungen spiegeln sich in unserer Wortwahl wider. Ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Projekten ist eine offene, wertschätzende Kommunikation. Im häufig hektischen Tagesgeschäft gerät sie in großen wie in kleinen Organisationen jedoch gerne in Vergessenheit. Noch gravierender wird es dann, wenn sie gänzlich ignoriert wird und die Kommunikation von innerpolitischen destruktiven Spannungen, persönlichen Fehden oder Krisensituationen beherrscht wird. Die Kommunikation innerhalb von Teams, Abteilungen und Unternehmen bietet eine Fülle von Fallstricken und Herausforderungen. Die Irrungen und Wirrungen der Sprache zeigen sich auch in der Verwendung von Metaphern, deren Gebrauch zum Alltagsgeschäft von Projektmanagern gehören, genauso wie Reifen zu einem Auto.

Mit Sinnbildern gelingt die Beschreibung von komplexen Zusammenhängen einfacher und sie beflügeln die Kreativität, indem sie neue Denk- und Handlungsoptionen eröffnen. Dabei sind sie allerdings darauf begrenzt, was innerhalb einer Metapher beschreibbar ist.

Häufig bedienen sich Organisationen aus einem begrenzten Reservoir an Vergleichen, die für sie typisch und innerhalb der Kultur akzeptiert sind: Es wird von Feuerwehreinsätzen, Marathonläufen, dem richtigen Pferd oder auch Eingleisen gesprochen. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Kriegsmetaphern rüsten nicht nur verbal auf

Wenn Metaphern jedoch so wie im folgenden Dialog zwischen zwei Mitarbeitern in einem Project Management Office (PMO) eingesetzt werden, ergibt sich daraus eine nicht zu unterschätzende Gefahr für den Erfolg von Projekten und einer guten Kommunikationskultur.

• Projektmanager 1: "Wir dürfen an dieser Stelle nicht angreifbar sein. Wenn wir jetzt nicht handeln, haben wir da mehrere offene Flanken. Das darf auf keinen Fall passieren."
• Projektmanager 2: "Sehe ich genauso. Am besten wir zünden selbst eine Bombe vorher oder rüsten uns noch stärker auf."
• Projektmanager 1: "Vergessen wir nicht: Der Feind sitzt hier im Haus. Mein Geduldsfaden reißt bald. Wenn die nicht endlich liefern, werden sie an die Wand gestellt."

Lassen Sie sich diesen Dialog genau durch den Kopf gehen. Welche Bilder, Emotionen und Gefühle assoziieren Sie damit? Zur Erinnerung: Dieser Dialog stammt nicht aus einem Kriegsfilm, sondern beschreibt den Projektstand und Handlungsfelder in einem mittelständischen Unternehmen.

Kommunikation und Unternehmenskultur hängen eng zusammen

Dies sind alles Metaphern, die im Kontext des Projektmanagements häufig für drastische Vergleiche dienen. Offenbar eignen sich aus Sicht vieler Projektmanager Kriegsmetaphern besonders gut, da sie eine gewisse Härte und Wichtigkeit für die Situation oder Argumente hervorheben. Für den gemeinschaftlichen Umgang sind diese Vergleiche jedoch mehr als bedenklich – schließlich ist die Rede von Kollegen oder anderen Abteilungen und nicht von Kriegsvorbereitungen oder Angriffstaktiken. Die Sprache der Mitarbeiter ist hier ein Indiz für den Umgang miteinander und führt in nicht unerheblicher Weise dazu, dass (unter Umständen unbewusst) solche Metaphern in Handlungen und Entscheidungen einfließen und so das Projektgeschäft schädigen.

Aus der Sicht eines externen Beraters gelang es im Rahmen eines Auftrages in einem deutschen mittelständischen Unternehmen, diesen blinden Fleck für die Mitarbeiter und den Auftraggeber greifbar zu machen. In diesem konkreten Fall war ein Teamworkshop, der extern moderiert wurde, die geeignete Plattform. Das Ziel dieses Workshops war ein Review der letzten sechs Monate hinsichtlich der Arbeitsfortschritte und der Zusammenarbeit im Team, in welchem auch die oben zitierten Kollegen ein Teil waren.

Die Art und Weise der Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Schließlich ist die Sprache das zentrale Element der Kommunikation innerhalb von Organisationen – Sie ermöglicht erst den Austausch von Informationen und Interaktionen. Insbesondere aus diesem Grund war es in diesem Fall wichtig, einen Rahmen zu schaffen, in welchem die gemeinsame Kommunikation reflektiert werden konnte. Lesen Sie mehr zu Spannungsfeldern in Projekten auch in der Beitragsserie „Deshalb funktionieren Projekte trotz eines definierten Projektmanagements nicht“ von Sebastian Schurig sowie "Projekte – das Paradies für Konflikte“ von Cornelia Wüst).

Make Project Management, not War

Beim Thema Zusammenarbeit konnte durch eine gezielte Moderation das Thema offengelegt werden, wobei im ersten Schritt die Kommunikation im Team bzw. in der Abteilung allgemein diskutiert wurde. Erst nachdem die Diskussion innerhalb des Teams eine gewisse Tiefe und Länge erreicht hatte („Wie können wir unsere Kommunikation in Zukunft konkret verbessern?“), wurde konkret auf den beschriebenen Dialog aufmerksam gemacht.

Die vorangegangene Sensibilisierung auf das Thema wertschätzende Kommunikation hat dazu geführt, dass die Mitarbeiter ihren Eindruck über die Kommunikationskultur im Unternehmen offen äußern und reflektieren konnten. Aus externer Sicht kann festgehalten werden, dass das Thema Kommunikation und konkret auch die Auswirkung von schädlichen Metaphern im Nachgang eine höhere Aufmerksamkeit gewonnen haben. Eine wichtige Voraussetzung für eine daraus folgende nachhaltige Gestaltung der gemeinsamen, bewusst wertschätzenden Kommunikation ist ein neues Bewusstsein und ein geschärftes Ohr für die Feinheiten der Sprache. Der Grundstein dafür konnte im Workshop gelegt werden.

Der gemeinschaftliche Umgang in Unternehmen ist mit den Faktoren „Mensch“ und „Organisation“ in den vier Dimensionen des Tiba Achsenkreuzes verankert und bildet nicht ohne Grund das Dach des Beratungsansatzes, den wir als Unternehmen anwenden. Teamarbeit, Wertschätzung und eine gute Kommunikation sind insbesondere im Zeichen von Agilität und komplexeren Anforderungen heutzutage wichtiger denn je für den Erfolg von Unternehmen.