Ein häufiger Fehler von Power BI-Beginnern, ist das Einlesen lokaler (!) Excel-Dateien in Power BI. Auch wenn die Excel-Datei eigentlich auf SharePoint gespeichert ist und diese über OneDrive synchronisiert bzw. verknüpft wird, führt das “normale Abrufen” via “Daten abrufen” à “Excel-Arbeitsmappe” automatisch dazu, dass unwissentlich eine Verbindung zu einer lokalen Kopie der Excel-Datei aufgebaut wird.
Dies führt dann zu Problemen beim Aktualisieren von Daten in Power BI, insbesondere wenn andere Teammitglieder versuchen, die Power BI-Desktopdatei zu aktualisieren. Die Lösung ist relativ einfach, wenn man das einmal weiß und auch weiß, wie.
In diesem Tiba Microsoft Hack erklären wir schrittweise, wie Excel-Dateien aus SharePoint effektiv und ohne Probleme in Power BI integriert werden können.
Erstellen Sie eine leere Abfrage in Power BI.
Fügen Sie in der Bearbeitungsleiste eine leere Abfrage mit folgendem Code ein: =Excel.Workbook(Web.Contents(„[SPÄTERER PFAD DER DATEI AUS SCHRITT 2]“), null, true)
Öffnen sie die entsprechende Excel-Datei aus OneDrive, Microsoft Teams oder SharePoint in der Excel Desktop App.
Klicken Sie auf den den Reiter „Datei“ und dann auf „Informationen“ und dann oben auf den Button „Pfad kopieren“ bzw. speichere den Pfad irgendwo zwischen und wechsle wieder zu Power BI.
Fügen Sie den kopierten Pfad mit Strg + V in die Power Query Abfrage in Power BI ein.
Löschen Sie am Ende der URL „?web=1“ und bestätige mit OK.
Melden Sie sich unter dem Reiter „Organisations Konto“ an, klicken Sie auf „Verbinden“ und benennen Sie ggf. die Abfrage in Power Query um.
P.S.: Statt einer „leeren Abfrage“ kann auch über „Excel abrufen“ eine lokale Verbindung hergestellt werden. Hier muss dann im Schritt „Quelle“ aber der Code entsprechend angepasst werden: Statt „File.Contents“ -> „Web.Contents“ und dann die URL hinzufügen und „?web=1“ löschen.
Durch diese Schritte wird die Aufgabe, Excel-Dateien in Power BI zu aktualisieren vereinfacht, und die Power BI-Excel-Verknüpfung wird fehlerfrei hergestellt. Dies stellt sicher, dass jeder im Team auf die neueste Version der SharePoint-Excel-Datei zugreifen kann.