Change Management in HR

HR Manager als Wissensträger in Veränderungen

Selten ist der Wandel von der taktischen zur strategischen Personalarbeit so deutlich geworden wie bei der Planung und Umsetzung der Rückkehr an den Büroarbeitsplatz nach der Covid-19-Pandemie. Das sogenannte „Reboarding“ oder die Umstellung auf hybride Arbeitsweisen stellte viele Personalabteilungen vor große Herausforderungen.

Auch darüber hinaus gewinnt die Personalarbeit an Relevanz und wird verstärkt als strategischer Hebel zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eingesetzt. Ganz gleich, ob ein Unternehmen von einer disruptiven Veränderung, einer Neugestaltung oder einem Kulturwandel betroffen ist: Das Management setzt zunehmend auf das psychologische und Change-relevante Know-how der Personaler, um den Erfolg bei strategisch wichtigen Veränderungen zu steigern.

Die Relevanz der Personalabteilung bei Restrukturierungen

Wenn sich die Führung oder die Funktionen innerhalb eines Unternehmens ändern, geht dies oftmals mit Restrukturierungsmaßnahmen einher. Sind die Veränderungen zudem vertraulich, resultieren daraus potenzielle Herausforderungen. Hier kann die HR-Abteilung helfen, indem sie ihr Wissen über Veränderungsmechanismen bereits in den frühen Phasen einer Umstrukturierung einbringt und Change Management-Herangehensweisen integriert oder entsprechende Experts engagiert. Wenn die Personalabteilung dem strategischen Change Management Team angehört, kann sie zudem bei der Entscheidung helfen, wie und wann die Informationen an die Mitarbeitenden weitergegeben werden sollen.

Wir beobachten Umstrukturierungen gerade häufig bei Kunden, die die Rückkehr der Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz vorbereiten. Aufgrund von Änderungen der Arbeitsweise im Home Office bzw. im virtuellen Raum wurden häufig neue Teams gebildet oder bestehende Teams umstrukturiert. Diese Veränderungen nun wieder in die Präsenz-Welt zu übertragen, stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung, zumal die Mitarbeitenden sich häufig an die Vorteile der virtuellen Welt gewöhnt haben und meist gar nicht zurück möchten. In diesen Situationen ist es erforderlich, dass die Bedürfnisse der beteiligten Personen und die Gegebenheiten der Organisation bekannt sind und berücksichtigt werden. Die Personalabteilung spielt hierbei eine außerordentlich große Rolle, um die richtigen Personalentwicklungs- und auch Teambuildingmaßnahmen auf den Weg zu bringen und die Teams und Führungskräfte auf ihre neuen Arbeitsweisen vorzubereiten.

Kulturelle Veränderungen

Um zu verstehen, welchen Einfluss die Unternehmenskultur auf Veränderungsvorhaben hat, ist es zunächst wichtig, sich vor Augen zu führen, welche zentralen Funktionen die Unternehmenskultur primär erfüllt. Sonja Sackmann (2004) definiert in diesem Zusammenhang vier wesentliche kulturelle Funktionen, die sich auf die Anpassungsfähigkeit, Produktivität und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken: Komplexitätsreduktion, koordiniertes Handeln, Identifikation und Kontinuität. Ändern sich infolgedessen Arbeitsweisen, der Arbeitsort, Tätigkeiten der Mitarbeitenden oder die Produktpalette des Unternehmens, kann dies weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben.

Die Personalleitung zählt oft zu den ersten, die eine Veränderung der Kultur innerhalb des Unternehmens feststellt oder Kenntnis über eine solche Veränderung hat. Manchmal kann die Veränderung gewollt sein, insbesondere wenn jemand beschließt: „Wir werden das in unserem Unternehmen ab jetzt anders machen.“ HR-Verantwortliche nehmen hier eine wichtige Rolle ein, weil sie auf Anhieb erkennen, wo Change Management erforderlich ist, um die kulturellen Veränderungen wirksam zu unterstützen.

Die Personalabteilung als wesentlicher Einflussfaktor bei Veränderungssättigung

Unter Saturation (Sättigung) wird im Change Management allgemein die Menge an Veränderungen verstanden, die eine einzelne Person, eine Gruppe oder ein Unternehmen noch bewältigen kann. Am besten stellt man sich einen Eimer voll Wasser vor: Wir wissen, dass wir nur eine bestimmte Anzahl an Eimern haben und jeder dieser Eimer nur eine bestimmte Menge an Wasser fassen kann, bevor er überläuft. Werden diese Faktoren nicht berücksichtigt, kann dies weitreichende, negative Auswirkungen haben – von Qualitätsverlust bis hin zum Mitarbeiterverlust.

So verhält es sich auch in Unternehmen, die regelmäßig große Veränderungen anstoßen – egal ob technologische Veränderungen, neue Arbeitsweisen oder auch die Rückkehr vom Home Office ins Büro. Irgendwann sinkt die Bereitschaft der Mitarbeitenden, eine neue Veränderung aktiv mitzugestalten. In vielen Unternehmen stellen wir genau dies fest – Es herrscht oftmals eine Veränderungssättigung.

Die Personalabteilung nimmt hier eine bedeutende Rolle ein. Denn sie befindet sich in der besonderen Position, eine solche Veränderungssättigung im Unternehmen zu erkennen und zugleich alle personalrelevanten Veränderungen im Unternehmen im Blick zu haben. Die Personalabteilung kann mit sinnvollen Maßnahmen einer Sättigung entgegenwirken und kann somit einen erheblichen Beitrag zum Erfolg der Veränderung leisten. Wenn viele Veränderungen im Unternehmen angestoßen werden, ist die HR-Abteilung zudem die wesentliche Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte, die sich aufgrund der Menge und des Ausmaßes der Veränderungen unter Druck gesetzt fühlen.

HR Business Partner können in dieser Situation beispielsweise Wege und Möglichkeiten aufzeigen, wie man als Führungskraft das eigene Team durch den Veränderungsprozess navigiert und begleitet, um Überforderung zu vermeiden. Durch den Einsatz guter Change Management-Praktiken, einschließlich des Tiba Holistic Change Management-Ansatzes^®, können HR-Verantwortliche Führungskräften dabei helfen, erfolgreiche Change Leader zu werden.

Zudem können HR-Experts das Change Team unterstützen, indem sie sicherstellen, dass es einen soliden Führungskräfteplan gibt. Dieser ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Führungskräfte die Unterstützung, das Wissen und das Vertrauen haben, welches sie brauchen, um auf sich stets ändernde Entscheidungen und Ereignisse reagieren zu können.

Change Management in HR: ein Erfolgsfaktor

Personalabteilungen sind für den Erfolg von Veränderungen von wesentlicher Bedeutung. Sie sind wichtige Wegbereiter bei Veränderungen und können die Auswirkungen von Veränderungen in der Organisation lange vor anderen erkennen. Als strategische Partner bei Veränderungen befinden sie sich zudem in einer einzigartigen Position, um Führungskräften dabei zu helfen, ihre Teams durch die vielen Veränderungen zu führen. Unabhängig davon, ob Sie sich bereits aktiv auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten oder gerade erst anfangen, die Möglichkeiten zu entdecken, kann ein gut ausgerüsteter HR-Expert mit Zugang zu Change Management-Ressourcen Ihrem Unternehmen und Ihren Teams wertvolle Einblicke gewähren und erhebliche Vorteile bei der Annahme und Nutzung der Veränderung durch Führungskräfte und Mitarbeitenden verschaffen.

Hieraus ergibt sich auch die Notwendigkeit, Change Management in HR -Abteilungen zu etablieren und die HR-Mitarbeitenden diesbezüglich auszubilden. Unternehmen, die in diesem Zusammenhang investieren, werden langfristig die Wettbewerbsfähigkeit durch zufriedenere Mitarbeitende und erfolgreiche Veränderungsvorhaben profitieren.

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