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Vision Toolunterstützung im Anlaufmanagement

– Praxisbeispiel –

Ziel eines weltweit tätigen Herstellers von Nutzfahrzeugen ist es, die Anlaufkoordination zu optimieren: Projekte, die über Bereichsgrenzen hinweg greifen, bei denen aber die bereichseigenen Arbeitstechniken im Projekt nicht zusammenpassen. Die daraus resultierenden Kontroversen will das Unternehmen möglichst schnell abstellen. Die Lösung für das Problem ist die Einführung eines Tools für die Anlaufkoordination, welches unter anderem das Bauteiltracking unterstützt. Dieses Werkzeug soll bereichsübergreifend genutzt werden. Mit der Wahl dieses Lösungsansatzes wurde eine Basis für ein strukturiertes Anlaufmanagement geschaffen. Sie stellte das Projektteam während der Umsetzung aber auch vor neue Herausforderungen.

Der Fahrzeughersteller steht vor großen Herausforderungen: Immer kürzere Produktlebenszyklen führen zu einem Anstieg der Frequenz, mit der neue Produkte auf den Markt gebracht werden. Aufgrund steigender Innovationszyklen werden gleichzeitig mehr Modelle und Varianten entwickelt. Dies wirkt sich direkt auf das Anlaufmanagement aus.

Um den Herausforderungen gerecht zu werden, fasst der Hersteller eine Vielzahl an Projekten innerhalb eines Programms zu einem Modelljahr zusammen. Für die Lieferung der technischen Umfänge des Programms ist der Fachbereich Gesamtfahrzeugentwicklung verantwortlich. Dieses benötigt ein Programmbüro. Im Fokus stehen dabei insbesondere die Projektsteuerung, die Kommunikationsstruktur, die Implementierung von Reportings sowie die Terminplanung und Fortschrittskontrolle. Mit dem Aufbau und Betrieb des Programmbüros wird die Tiba Managementberatung beauftragt.

Herausforderung Bauteilversorgung und -steuerung

Schnell wird dem Projektteam klar, dass die größte Herausforderung des Programmbüros in der Fahrzeugkoordination und Bauteilversorgung für den Prototypen- und Vorserien-Fahrzeugbau liegt. Dies liegt u.a. an dem Umfang der benötigten Teile und den damit verbundenen Aufgaben: Durch die technischen Neu- bzw. Weiterentwicklungen im Programm sind ca. 1.300 Bauteile als Neuteile für die Fahrzeuge deklariert. Für diese Neuteile sind Lieferanten festzulegen, Bedarfe für den Fahrzeugbau zu schätzen, sowie Bestellungen beim Lieferanten auszulösen und Rahmenverträge anzulegen bzw. Werkzeuge zu beschaffen. Gleichzeitig sind für die Absicherung des Serienanlaufs im Programm eine dreistellige Anzahl an Prototypen- und Vorserien-Fahrzeuge geplant. Für jedes dieser Fahrzeuge sind im Durchschnitt 110 Neuteile erforderlich. Die Sicherung der Versorgung dieser Fahrzeuge mit den notwendigen Bauteilen rückt daher schnell in den Mittelpunkt. Dazu wird eine Methode zur Identifikation und Erfassung von Bauteilen für die Prototypen- und Vorserien-Fahrzeuge sowie zur Nachverfolgung der Bauteilbeschaffung implementiert. Hierzu gehören wöchentliche Regelrunden zum „Bauteil-Tracking" unter der Leitung der Tiba mit Vertretern der Entwicklung, Beschaffung, Logistik, Vorserie und Produktion.

Ein hoher Anteil der Wertschöpfung eines Produkts geschieht bei den Lieferanten. Angesichts der enormen Stückzahlen ergibt sich hierdurch ein Einsparungspotenzial für die Hersteller. Preisnachlässe gehen oft zu Lasten der Qualität. Mit steigenden Gleichteilanteil in unterschiedlichen Modellvarianten steigt das Kostenrisiko bei aufkommenden Reifegradproblemen. Die Bauteile müssen daher fristgerecht und in entsprechender Qualität im Vorserienbauprogramm zur Verfügung stehen. „Das effektive Bauteilmanagement in der Vorserienphase gewinnt dabei eine größere Bedeutung", so Frank Paulusch, Leiter Center of Competence Anlaufmanagement der Tiba Managementberatung. „Die Hersteller müssen diese Komplexität in geeigneter Weise jederzeit transparent steuern können.‟

Sowohl die Erfassung als auch die Nachverfolgung der kritischen Bauteile werden bis dato im Programm mit Hilfe einer Excel-Datei gehandhabt. Dementsprechend gab es keine optimale Unterstützung der Bauteilversorgung für die Fahrzeuge. Dies soll durch ein einheitliches Tool für die Unterstützung des Anlaufmanagements geändert werden. Aufgabe des Beraterteams war es, dieses zu evaluieren und zu implementieren. Dazu wird die Tiba Technologieberatung mit ihrer Expertise im toolgestützten Projekt- und Prozessmanagement sowie deren Umsetzung in leistungsfähige Softwarelösungen in den Projektauftrag involviert.

Überblick und Aufbau der Tool-Architektur (Ist-Zustand)

Um ein besseres Verständnis über den allgemeinen Aufbau der IT-Struktur des Nutzfahrzeugherstellers zu erhalten, bietet die nachfolgende Grafik einen groben Überblick.

Abb. 1: Darstellung der Tool-Architektur (Ist-Zustand)

Alle im Unternehmen verwendeten Daten sind in einem großen Data Warehouse gespeichert. Von dort aus erhalten die einzelnen Fachbereiche über verschiedene Office Applikationen die gewünschten und für Ihre Tätigkeiten notwendigen Informationen. Herausfordernd dabei ist, dass es keine direkte Kommunikationsebene zwischen den einzelnen Applikationen gibt und sich somit jeder Fachbereich selbst mit einfachen und smarten Lösungen arrangiert hat. Unterstützend zur Informationsbeschaffung werden modulare Datenbanken genutzt.

Um das Ziel einer einheitlichen Lösung zu erreichen, ist eine umfassende Softwareauswahl notwendig.

Hierfür bietet die Tiba Technologieberatung ein Standardvorgehensmodell an (siehe Grafik).

Abb. 2: Darstellung des Standardvorgehensmodells

Abb. 2a: Teilprozess Tool-Check

Abb. 2b: Auswahlprozess im Rahmen der Software-Evaluierung

Zu dem Standardvorgehen gehört u.a., dass die Tiba Technologieberatung die Anforderungen der Fachbereiche aufnimmt. Das Ziel ist die Einführung eines Tools für das Anlaufmanagement, welches bereichsübergreifend genutzt wird und zu jedem in der Anlaufkoordination relevanten Bauteil folgende Fragen beantworten kann:

An Hand der aufgenommenen Anforderungen wird in einem nächsten Schritt geprüft, ob ein im Unternehmen bereits vorhandenes Tool zur Fahrzeug- und Bauteilkoordination für eine bereichsübergreifende Lösung im umfangreichen Programm besonders geeignet ist und welche Funktionalitäten ein erstes Modul hierfür erfüllen soll. Hier kristallisiert sich ein Werkzeug heraus, so dass eine weitere Softwareauswahl zum jetzigen Zeitpunkt nicht nötig ist.

Eignungsprüfung des Tools auf Basis von Workshops und Interviews

Parallel werden umfangreiche Workshops und Interviews bezüglich der im Einsatz befindlichen Tools durchgeführt. Erste Erkenntnisse ergaben, dass die bereits implementierten Tools zwar unterschiedliche Stärken aufweisen, jedoch vom Aufbau und der IT-Struktur grundsätzlich für das Anlaufmanagement im Programm geeignet sind. Allerdings sind hierfür entsprechende Anpassungen unumgänglich. Nach der Entscheidung der Verantwortlichen des Nutzfahrzeugherstellers konzipiert und entwickelt die Tiba Technologieberatung ein entsprechendes Tool, auf Basis der als positiv identifizierten Eigenschaften beider favorisierter Tools. Hierzu zählen u.a. die sehr guten Ansätze für den Prototypenbau sowie der modulare Aufbau und die allgemeine Erweiterbarkeit, durch die Nutzung von Standards. Diese werden für das Fahrzeugprogramm erweitert.

Die Benutzeroberfläche wird dabei analog zur bereits bestehenden Datenbank gestaltet. Schließlich erfolgt die Implementierung des konfigurierten Tools für das Programm des Auftragsgebers schrittweise, gemäß den definierten Priorisierungen, so dass bereits nach zwei Monaten das neue Tool für erste Anwendergruppen einsatzbereit ist. Dabei entspricht die Architektur aktuell noch nicht der langfristigen Zielarchitektur (siehe Bild 3).

Abb. 3: Darstellung der derzeitigen Access-Applikation

Darstellung einer möglichen Zielarchitektur (Soll-Zustand)


Das Ziel ist eine Applikation, die alle Fachabteilungen nutzen können. Damit ist das Tool als zentrale Anwendung gedacht, in der andere bereits bestehende Anwendungen bis zu einem gewissen Grad aufgehen. So sollen die Zahl und vor allem die parallele Nutzung verschiedener Tools reduziert werden.

Um die Anwendung noch zukunftsfähiger und für noch mehr Anwender nutzbar zu machen, ist die Vision die aktuelle Architektur (siehe Bild 3) durch eine Web-Architektur (siehe Bild 4) zu ersetzen.

Abb. 4: Darstellung einer Web-Applikation (Soll-Zustand)


Der zweite Schwerpunkt liegt in der Fahrzeugkoordination bzw. dem Bauteil-Tracking. Da der Fokus, welche Informationen benötigt werden, vom Fachbereich abhängig sind, stehen im Tool verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Über die eindeutige Produktnummer bzw. die Fahrzeug-Identnummer werden in der Listenansicht alle Bauteile in der Maske angezeigt, die für das Fahrzeug benötigt werden. Bei Auswahl eines Bauteils werden zusätzliche Informationen zum Beschaffungsstatus in der Detailansicht angezeigt.

Status Bauteile dank Tracking im Blick

Durch das neu entwickelte Bauteil-Tracking-Tool wurde der Wunsch des Kunden einer effizienteren Lösung zur Erfassung und Nachverfolgung fahrzeugspezifischer Bauteilbedarfe sowie der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit erfüllt.

Fazit - Vision wird Realität

Die Zielsetzung des Projektes ist klar: Die Probleme bei bereichsübergreifender Zusammenarbeit im Bereich der Anlaufkoordination sollen abgestellt werden. Dazu soll ein anwenderfreundliches Tool entwickelt werden, mit dem alle Bereiche arbeiten können.

In enger Zusammenarbeit zwischen der Tiba Technologieberatung und der Tiba Managementberatung ist es gelungen, im ersten Schritt eine Access-Applikation zu implementieren. Die neugeschaffene Lösung deckt die Anforderungen der verschiedenen Fachbereiche (z.B. Beschaffung, Einkauf, Logistik, Vorserienbau, etc.) ab. Diese investitionsgünstige Lösung bietet zudem den Vorteil einer schnellen und einfachen Einarbeitung neuer Kollegen in ihren Aufgabenbereich. Die nächste Herausforderung für den Kunden ist, die aktuelle Lösung durch eine - bestenfalls unternehmensweite - Web-Applikation zu erweitern.


Diesen Beitrag finden Sie auf unserer Homepage unter www.tibamagazin.de - Ausgabe 2/2017.


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Caroline Böhmer
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... ist seit 2000 bei der Tiba Technologieberatung für die Konzeption, Entwicklung und Implementierung unternehmensspezifischer Planungs- und Steuerungssoftware verantwortlich. In dieser Zeit hat er umfangreiche Erfahrungen in den Branchen Automotive, Banken, Energieversorgung und Versicherung gesammelt.

Franziska Freudenberger ...

... Nach acht Jahren bei einem mittelständischen Maschinen- und Anlagenbauer, wo sie u.a. für das Projektcontrolling verantwortlich war, und zwei Jahren in der Forschung und Lehre, entschied sich die Betriebswirtin für einen beruflichen Schwerpunkt in der Projektmanagement-Beratung. Ende 2016 kam Franziska Freudenberger zur Tiba Managementberatung. In ihrem erster Einsatz arbeitete sie bei der Einführung und dem Betrieb eines Programmbüros in der Entwicklungsabteilung eines Automotive-Herstellers mit.

Caroline Böhmer ...

... ist seit 2016 bei der Tiba Technologieberatung tätig. Zu ihren Aufgaben zählen u.a. die Konzeption und Durchführung von Vertriebsinitiativen, die Akquisition von Neukunden, die Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Produktportfolios sowie die redaktionelle Verantwortung von Homepage, Blog und weiteren Veröffentlichungen.

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Die Beherrschung von steigenden und hochkomplexen Serienanläufen bietet einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Weiterlesen ...

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