www.tibamagazin.de | Impressum | Kontakt | Seite weiterempfehlen

Mit Planisware zum cloudbasierten Projekt Portfolio Management System

– Praxisbeispiel –

Länder- und bereichsübergreifende Projekte und unterschiedliche Projektmanagement-Standards führen bei einem weltweit tätigen Unternehmen zu Reibungsverlusten. Um möglichst schnell Abhilfe zu schaffen ohne laufende Projekte zu gefährden, beschließen die Verantwortlichen, ein neues globales Projekt Portfolio Management System einzuführen. Der Wechsel bringt die Verbesserung der Datenqualität mit sich, stellt das Implementierungs-Team aber auch vor Herausforderungen.

Die Aufgabe war klar: Gesucht wird ein neues Projekt Portfolio Management System, mit dem weltweit zunächst 50 Projekt Portfolio Manager und etwa 300 bis 500 Projektmanager, später auch die Ressourcenmanager arbeiten sollen. Die Umstellung soll schnell geschehen und laufende Projekte nicht gefährden. Da die Standorte mit unterschiedlichen Software- und Hardwarelösungen arbeiten, wird eine cloudbasierte Lösung bevorzugt.

Abbildung 1: Migrationsschema für die Datenmigration der bisherigen Insellösungen nach Planisware (eigene Darstellung)

Komplex wird diese Aufgabe durch die Rahmenbedingungen im Unternehmen: Es gibt keine einheitlichen PM-Standards, zudem haben zahlreiche Projektmanager noch nie mit einer Scheduling Engine (z.B. MS Project, Smartsheet, Planview, Planisware, etc.) gearbeitet. Auch gibt es innerhalb der unterschiedlichen Projekttypen komplexe Abhängigkeiten und die Ansprüche der Stakeholder an das System liegen zum Teil sehr weit auseinander. Und natürlich sind Zeit und Personal knapp, da laufende Projekte Priorität haben und der Wechsel auf das neue System trotz kritischer Projekte innerhalb eines Jahres erfolgt sein soll.

Vor diesem Hintergrund beschließt das Unternehmen, sich sowohl für das Anforderungsprofil an die Software als auch für die Implementierungs-Phase externe Unterstützung zu holen. Gemeinsam mit der Tiba Technologieberatung wird das Anforderungsprofil für die Software erstellt. Schließlich fällt die Wahl auf „Planisware V6“ für das strategische und operative Projektmanagement. Die cloudbasierte Lösung berücksichtigt u.a. die Anforderungen des agilen Projektmanagements und kann an die individuellen Herausforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Agiles Vorgehen und enge Einbindung der Stakeholder

Um Umstrukturierungen und geänderten Business Prozessen zeitnah Rechnung zu tragen, wird innerhalb der mehrphasigen Konfigurations- und Rollout-Strategie auf Anraten der Berater ein agiles Vorgehensmodell gewählt. Ein regelmäßiges Reporting des aktuellen Status, die Kommunikation mit den Stakeholdern sowie die Koordination der einzelnen Arbeitsgruppen gewährleisten dabei, dass die unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigt werden und mögliche Vorbehalte gegenüber der neuen Lösung abgebaut werden. Schließlich bedeutet die neue Lösung für die Mitarbeiter neue Workflows und damit eine komplette Veränderung ihrer bisherigen Arbeitsweise.

Deshalb wird ein spezielles web-basiertes Schulungskonzept erstellt, das die spezifischen Anforderungen berücksichtigt. Die Workshops und Trainingsunterlagen vermitteln den Mitarbeitern das notwendige Know-how und tragen so mit dazu bei, dass die Mitarbeiter ihre Unsicherheiten und Vorbehalte gegenüber den Prozessneuerungen abbauen können.

Auch wenn für das Organizational Change Management mehr Zeit benötigt wird, als ursprünglich geplant, findet die Umstellung in dem geplanten Zeitrahmen statt. Die Umstellung aller Business Projekte auf einen geänderten Portfolio Prozess inklusive der Migration aller laufenden Projekte startet zum geplanten Zeitpunkt. Parallel dazu erfolgen die Vorbereitungen künftiger Rollouts für konfigurierte Funktionalitäten des Systems zum detailliertem Projektmanagement.

Blick in die Zukunft – Verwendung einer Walkthrough Software als Unterstützung

Auch die Einbindung der Ressourcenmanager ist erfolgreich. Hier besteht die Herausforderung darin, dass die Endanwender das System nur ein bis zwei Mal pro Jahr nutzen. Sie benötigen eine extrem vereinfachte Benutzerschnittstelle, um den Schulungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Während bisher die Rückmeldungen der Ressourcenmanager („Resource Owners“) von Dritten exportiert und wieder in Planisware hinterlegt werden, können sie künftig ihr Feedback zur Ressourcenverfügbarkeit selbst dort eintragen.

Abbildung 2: Bisheriger Workflow für das Ressourcen Feedback (eigene Darstellung)

Angedacht ist dazu die Verwendung der Software „WalkMe“. Damit können die Workflows, die ein jeder Nutzer zu erledigen hat, systemseitig hinterlegt werden. Braucht er Unterstützung, kann er auf WalkMe zugreifen und wird online Schritt für Schritt durch die Funktionen von Planisware geführt. Das alles geschieht ohne Änderung an Planisware und kann mit Hilfe eines Browser Plugins für jeden Nutzer bereitgestellt werden.

Abbildung 3: Schematische Darstellung der WalkMe Nutzerführung in Planisware

Zukünftig werden mehr und mehr klassische Schulungsinhalte direkt ins System übertragen und den Teilnehmern dort direkt zum Selbststudium bereitgestellt. Das Potential zur individuellen Unterstützung durch WalkMe ist groß – nicht nur bei Planisware.

Aufgaben der Tiba Technologieberatung bei der Implementierung des cloudbasierten Projekt Portfolio Management Systems

  • Aufbau eines Project Offices
  • Einforderung des aktuellen Arbeitsgruppenstatus zur Gesamtprojektsteuerung
  • Regelmäßiges Reporting des aktuellen Status
  • Kommunikation mit den Stakeholdern
  • Koordination der einzelnen Arbeitsgruppen
  • Erstellung der PM-Dokumentation sowie deren Abstimmung mit der amerikanischen IT-Abteilung
  • Sammlung und Aufbereitung von funktionalen Anforderungen für zukünftige Rollouts
  • Abstimmung der spezifischen Kundenanforderungen mit dem Softwarehersteller
  • Erstellung, Umsetzung und Koordination des Schulungskonzeptes und der Trainingsmaterialien
  • Implementierung der geänderten Workflows durch Info-Veranstaltungen, Projekt-Newsletter, Walk-In-Sessions, Intranetseite für Tool und Projekt, u.a.


Weitere Details zu diesem Projekt finden Sie auf dem Blog der Tiba-Tech unter dem Titel „Aus der Praxis: Konfiguration und Implementierungsunterstützung eines cloudbasierten Projekt Portfolio Management Systems bei einem globalen Pharmaunternehmen“


Diesen Beitrag finden Sie auf unserer Homepage unter www.tibamagazin.de - Ausgabe 1/2017.


LesetippLesetipps – weitere Fachbeiträge und Praxisbeispiele im Tiba Magazin online:
» Ressourcenplanung und Projektcontrolling Zeitrückmeldung und -genehmigung
   in Planview leicht gemacht

» Praxisbeispiel. Sparkassenverband Niedersachsen: Übergreifende Softwarelösung
   für vier Bereiche

» Kapazitäts- und Ressourcenplanung zur Unterstützung des PEP
» Praxisbeispiel. Gezieltes Wachstum mit PRINCE2®

» Kontakt für weitere Informationen

nach oben

Autor

Daniel Kuisle






Daniel Kuisle
Projektmanagement System Analyst
Tiba Technologieberatung GmbH

Daniel Kuisle ist seit 2015 als Berater für die Tiba Technologieberatung tätig. Seine Leidenschaft für das Thema Prozess-beratung entwickelte der zertifizierte Projektmanagement-Fachmann (GPM) im Rahmen vorheriger Tätigkeiten bei der BMW M GmbH in Garching b. München sowie bei einem Hersteller von Workflow Lösungen.

Pro und Contra – Eigene IT-Lösung oder cloudbasiertes System?

Sowohl für eine eigene, individuelle IT-Lösung als auch für bestehende Standard-Systeme, die individuell angepasst werden können, gibt es
Pro- und Contra-Argumente.

Für eine cloudbasierte Lösung sprechen unter anderem

  • keine Schnittstellenproblematik
  • zeitnahe Umsetzung
  • geringe Kosten
  • automatische Software-Aktualisierungen ohne Anpassungen in eigenen Systemen
  • jederzeit ortsunabhängiger Zugang

Haben Sie weiterführende Fragen zu diesem Thema?

Daniel Kuisle
Projektmanagement System Analyst
Tiba Technologieberatung GmbH

Wittenbergplatz 1
10789 Berlin

Telefon:  +49 (0)30 23 63 45-0
Telefax:  +49 (0)30 23 63 45-19
eMail:      redaktion@tiba.de
Web:       www.tiba-tech.de

Impressum:
©Tiba Managementberatung GmbH, Elsenheimerstraße 47a, 80687 München - Redaktion: Margot Piasecka, Referentin CoC Zentral,
redaktion@tiba.de www.tibamagazin.de, Telefon: +49 (0)89 89 31 61-66 - Online ISSN-2198-1663, Print ISSN 2198-1655