Ausgabe 1/2012
Gemeinsam Projektmanagement professionalisieren
Jedes Unternehmen ist eine lebendige Organisation, die sich ständig weiterentwickelt. Dies gilt auch für das Projektmanagement. Bei global tätigen Unternehmen entwickelt sich das Projektmanagement jedoch bisweilen unterschiedlich weiter. Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH hat gemeinsam mit der Tiba einen überzeugenden Weg gefunden, mit einem unternehmensweiten Ansatz das Projektmanagement synchron und abgestimmt zu professionalisieren: Den BSH "Project Management Day".
Wie lassen sich Mitarbeiter in rund 70 Gesellschaften und 46 Ländern für eine gemeinsame Basis im Projektmanagement begeistern? Vor dieser Frage stand die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH, der größte Hausgerätehersteller in Europa. Das Unternehmen bewegt sich in einem hochdynamischen Markt, was Auswirkungen auf das Projektmanagement der BSH zur Folge hat. Die Tiba unterstützt den Hausgerätehersteller seit 2010 in puncto Projektmanagement. Und dies länder- und bereichsübergreifend.
Zu den Herausforderungen zählten dabei vor allem die Internationalität und die unterschiedlichen PM-Standards in den einzelnen Ländern und Gesellschaften, die sich im Laufe der Jahre parallel zueinander entwickelt haben. Mit der Folge, dass innerhalb eines Unternehmens ein unterschiedliches Verständnis von Projektmanagement herrscht. Genau dies sollte nun geändert werden. Um Führungskräften sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen klaren Handlungsrahmen und praktische Hilfestellungen für die Projektarbeit bereitzustellen, wurde als Grundlage für ein gemeinsames Projektmanagement-Verständnis zunächst ein Leitbild erarbeitet, das die zentralen Werte und Ziele des Projektmanagements bei BSH beschreibt.
Genau dieses Leitbild sollte nun an die Mitarbeiter kommuniziert werden, die dabei gleichzeitig für die Professionalisierung des Projektmanagements und die Wichtigkeit eines gemeinsamen PM-Verständnisses sensibilisiert werden sollten. Dazu wurde in enger Zusammenarbeit mit der Tiba ein emotionales Ereignis geschaffen: Der Project Management Day als Kick-Off für die Implementierung.
Einen Tag lang setzten sich 120 hochrangige Vertreter aus der Projekt- und der Linienorganisation intensiv mit den fünf Leitsätzen des BSH-Projektmanagements auseinander. Gestaltet wurde der Tag mit Kurzvorträgen, Workshops und Feedbackrunden. So wechselten sich Wissensvermittlung und aktive Wissensaneignung ab, ohne dass der Dialog zwischen den Teilnehmern zu kurz kam. Motivierend wirkte zudem die aktive Teilnahme der Geschäftsführung, die sich auf Augenhöhe mit den anderen Teilnehmern mit dem Thema beschäftigte.
Workshops als Herzstück des BSH "Project Management Days"
Herzstück des BSH Project Management Days waren die Workshops zu den fünf Leitsätzen. Sie wurden von der Tiba speziell für diesen Tag entwickelt. Für einen nachhaltigen Erfolg setzen die Tiba-Mitarbeiter dabei auf einen Mix aus Wissensvermittlung und -erarbeitung. Bei jedem einzelnen dieser Workshops gab es dazu eine kleine Einleitung, bei der die Veranstalter sowohl auf die eigene Erfahrung als auch auf die Erfahrung und das spezifische Wissen der Tiba zurückgriffen. Anschließend bekamen die Teilnehmer konkrete Aufgaben, die sie lösen mussten. Diese waren so gewählt, dass sich Unterhaltung und Wissensaneignung optimal ergänzten.
Eine Herausforderung war dabei die Teilnehmerzahl und die begrenzte Zeit für die Workshops. Damit jeder Teilnehmer alle Workshops durchlaufen konnte, wurden jeweils zwei Workshops zu einem Leitsatz parallel durchgeführt. Jeder Leitsatz konnte so zeitgleich von zwei Gruppen mit jeweils 15 Teilnehmern bearbeitet werden. Um der Internationalität der Veranstaltung gerecht zu werden, wurden jeweils vier der acht Workshops auf Englisch durchgeführt.
Pro Workshop standen 50 Minuten zur Verfügung. Um diese Zeit optimal nutzen zu können, hatten die Teilnehmer nach einer kurzen Einführung etwa 25 Minuten Zeit zur Erarbeitung des Themas beziehungsweise der Lösung einer Aufgabe. So erhielten die Teilnehmer des Workshops zum ersten Leitsatz - Unser Projektmanagement ist fester Bestandteil der BSH-Organisation und erfordert die Unterstützung aller - zunächst eine Einführung zum Projektmanagement der BSH. Zudem wurde der Projekt-Lebenszyklus vorgestellt und Fragen dazu beantwortet. Anschließend waren die Teilnehmer selbst gefragt: Sie mussten ein überdimensionales Puzzle zusammensetzen, auf dessen Elemente die Details des Projekt-Lebenszyklus abgedruckt sind. Innerhalb eines Workshops standen dafür zwei Puzzle zur Verfügung; die Gruppen konnten sich bei der Aufgabe hören, aber nicht sehen. Erschwert wurde die Aufgabe dadurch, dass Puzzleteile zwischen den Gruppen vertauscht wurden. Ohne die Unterstützung der anderen Gruppe konnte also keiner das Puzzle lösen. Die Gruppen mussten sich austauschen und untereinander koordinieren.
Anschließend wurden die Teilnehmer aufgefordert, ihre Erfolgsfaktoren bei der Lösungsfindung zu nennen und von ihren Schwierigkeiten zu berichten. Diese Erfahrungen wurden reflektiert. Dazu standen insgesamt 15 Minuten zur Verfügung, die lebhaft von den Teilnehmern genutzt wurden.
Auch die anderen Workshops wurden so gestaltet, dass sie mit Leben und Spaß gefüllt waren. So mussten sich in Workshop 2 jeweils fünf Gruppenmitglieder auf einer Balance-Skulptur so ausrichten, dass sie stabil stehen. Da die Skulptur für vier Personen ausgelegt war, stellte dies die Gruppe vor eine kleine Herausforderung, die mit viel Lachen und gemeinsamer Unterstützung gemanagt wurde.
In Workshop 3 ging es um die Sammlung und Diskussion typischer Probleme im Projektalltag aus Mitarbeitersicht. Hier wurden die Gruppenteilnehmer zum Perspektivenwechsel aufgefordert. Dazu behandelten vier Gruppen ausgewählte Probleme aus unterschiedlichen Perspektiven, die gesammelten Ideen und Einsichten wurden anschließend zusammengetragen.
Für den Workshop 4 wurde ein historisches Beispiel herangezogen: Der Bau und Untergang der VASA, eines schwedischen Kriegsschiffes, das am 10. August 1628 auf der Jungfernfahrt nach weniger als einer Seemeile Fahrt sank. An diesem Beispiel konnten die Gruppen sehen, was passieren kann, wenn einfache Grundregeln des Projektmanagements vernachlässigt werden.
"Tiba hat es geschafft, die Workshops so lebendig und attraktiv zu gestalten, dass alle Teilnehmer Spaß hatten und viel für sich und ihre Arbeit mitnehmen konnten", freut sich Nicole Mertin, Projektleiterin der BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH."
Wie viel die Teilnehmer mitgenommen haben, machte sich vor allem im Rahmen der Conclusio, dem fünften Workshop, bemerkbar. Hier wurden von allen 120 Teilnehmern die Erkenntnisse der ersten vier Workshops zusammengefasst. Das Ergebnis war nichts anderes als der fünfte Leitsatz: "More Value - unser Projektmanagement schafft mehr Wert".
More Value schaffen und erleben
Auf diesem Weg ist es BSH und Tiba gelungen, bei den Teilnehmern eine Stimmung des Miteinanders und des Aufbruchs zu schaffen. Das alleine reichte den Veranstaltern jedoch von Anfang an nicht aus: Sie wollten das Mehr auch bildlich darstellen - geschaffen von und für die Mitarbeiter.
Deshalb wurde im Vorfeld ein Symbol, das sogenannt Key Visual, für das künftige Projektmanagement entwickelt, das sich aus verschiedenen Elementen und Farben zusammensetzt. Zusammengesetzt stellt dieses Visual ein Plus-Zeichen dar, ein Sinnbild für "Mehrwert". Das Symbol wurde jedoch nicht einfach "hingestellt" sondern war Teil eines emotionalen Gemeinschaftserlebnisses: Nach jedem Workshop wurden Elemente hinzugefügt, so dass im Laufe des Tages und mitten im Tagungsgeschehen eine Skulptur entstand, die das Visual zeigte und das "More Value" bildlich darstellte. Zum Abschluss des BSH Project Management Days war die Skulptur als erstes gemeinsames Werk fertig. Heute steht sie in der Zentrale und erinnert alle an das erfolgreiche und anregende Kick-off Meeting.
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